Prioritások

 
A nemzetközi menedzsment szaktekintélyként számon tartott Steven Covey (egyszersmind az időgazdálkodás legkorszerűbb, negyedik generációjának megalapozója) egyszerű módszerrel mutatja meg, hogy a fontos és a sürgős kategóriák az időgazdálkodás két külön dimenzióját reprezentálják. Prioritási táblázatának sorai a fontosságot, míg oszlopai a sürgősséget reprezentálják.
 

 
Természetesen vannak olyan tennivalóink, amelyek egyszerre fontosak és sürgősek. Ezek a tennivalók a táblázat első negyedében helyezkednek el. Ilyen tevékenységekre példák a határidős projektek, találkozók, a gyors megoldást követelő problémák, krízisek. A második negyedbe tartozó tevékenységek a hatékony időgazdálkodás kulcsterületei: tervezés, felkészülés, kapcsolatok építése, munkatársaink meghatalmazása, de az igazi kikapcsolódást jelentő tevékenységek is ide tartoznak. Leggyakrabban a harmadik negyedben vesztegetjük el azt az időt, amit sokkal inkább a második negyedben kellene eltöltenünk. A harmadik negyedbe tartozó tevékenységek például a bejövő telefonhívások, a gyűlések jó része, a félbeszakítások, és sok olyan határidős tevékenység, amelyek eredménye nem igazolja a ráfordított időt. A negyedik negyedbe lényegtelen telefonhívásaink, lényegtelen levek megválaszolása, otthon a mértéktelen TV nézés, stb. tartozik.

A fenti négy negyedet tartalmazó táblázat kiválóan illusztrál fontos időgazdálkodási elveket, de a tevékenységek pusztán fontos / nem fontos és sürgős / nem sürgős kategóriákba sorolása nem egyszerű, de nem is praktikus. Bár erősen megkérdőjelezhető a tevékenységek sürgősségének és fontosságának tízfokozatú (netalán az ABC összes betűjét felhasználó) skálán való besorolása, a gyakorlatban a kétszer két elemű beosztásnál finomabb skála kell tevékenységeink priorizálására. Tennivalóinkat 9 kategóriába sorolása a gyakorlati esetek többségében teljességgel elegendő.
 

 

• Nagyon fontos egy tevékenység akkor, ha az el nem végzése miatt egy igen fontos célunk elérése hiúsul meg, vagy ha számunkra elfogadhatatlan veszteség érhet (pl. munkahelyünk elvesztése is lehet a következmény).
• Közepesen fontos tevékenységről akkor beszélünk, ha el nem végzés esetén kellemetlen, de végül is elfogadható veszteség ér.
• A nem fontos tevékenységekkel kapcsolatos következmények pedig érdektelenek számunkra.
• A legsürgősebb dolgok azonnali figyelmünket igénylik (jellemző módon 24 órán belül, de gyakran azonnal foglakoznunk kell velük).
• A közepesen sürgős teendők többnyire a jól belátható időn belül tervezhető határidőinkkel kapcsolatosak (függetlenül attól, hogy ezeket mások, vagy mi magunk tűztük ki). Itt sokat tudunk tenni annak érdekében, hogy ne alakuljanak ki a közeljövőben kapkodáshoz, irracionális munkavégzéshez vezető válsághelyzetek.
• A nem sürgős tevékenységek határidőhöz nem kötöttek, s elhanyagolásuk rövid távon nem vezet más kapcsolódó tevékenységek sürgőssé válásához sem.

Minden nap döntéseket kell hoznunk arra vonatkozólag, hogy melyik kilencedbe tartozó tevékenységekkel akarunk foglalkozni. A munkaidőnk tipikusan egy negyedét lefoglaló A1-es tennivalók esetében nincs igazi döntési lehetőségünk. Az ezek elvégzésén felül maradt időnk vonatkozásában az A2, B1, A3, B2, stb. sorrendben, egyre csökkenő mértékben érdemes lehetséges tennivalóink közül választani. A B fontosságú tevékenységek vonatkozásában a hangsúly a feladatok személyes elvégzése helyett a feladatok delegálásra kerül, míg az A2 és A3-es prioritású tevékenységek közt feltétlenül helyet kell kapnia munkatársaink képességeinek fejlesztésének, ami ahhoz járul hozzá, hogy a jövőben még felelősségteljesebb feladatokat tudjunk rájuk bízni.

Mivel a 2×2-es mátrix első változata Eisenhower tábornoktól (későbbi amerikai elnöktől) származik, azt sokan Eisenhower-Covey mátrixnak hívják, míg a 3×3-as változat nevezhetjük – utalva az azt 2000-ben továbbfejlesztőre – Eisenhower-Covey-Veresegyházy mátrixnak.