Bevezetés a benchmarkingba
A vállalati szakemberek többsége benchmarking alatt a vállalatok által folyamataik és az alkalmazott gyakorlatok összemérésére, javítására használt folyamat benchmarkingot értik. Valójában a benchmarking fogalom- és alkalmazási köre ennél jóval tágabb.
A benchmark szó egy olyan vonatkoztatási pontot jelent, amelyhez más dolgokat hasonlítani vagy amihez képest más dolgokat mérni tudunk. A benchmarking szó eredeti jelentése alapján azt a folyamatot jelenti, melynek során kiderítjük, hogy mi is az előbb említett referencia pont.
Az Interneten a benchmarking szóra keresve több ezer találatot kapunk, de ezek többsége számítógépek vagy számítógépes programok sebességének összehasonlításával kapcsolatos. A gazdasági életben egyre gyakrabban alkalmazzák a kormányok is a benchmarkingot arra, hogy a gazdasági környezet keretfeltételeit hasonlítsák össze más országokéval, vagy egyes iparágak elemzésére és fejlesztésének megalapozására használják. A benchmarking szót nem szokás magyarra lefordítani, bár az összemérés szó elég jól lefedi tartalmát.
A benchmarking vállalati alkalmazásának köre messze túlmutat az egyes vállalatok versenyképességének összehasonlításán. A benchmarkingnak rengeteg lehetséges alkalmazása van a benchmarking tárgya (vállalati stratégia, folyamat, funkció, stb.) vagy környezete (vállalaton belül vagy vállalatok közt) alapján. Az egyes termékek funkcionalitásának összehasonlítása szintén egy lehetséges alkalmazás. Erre Európán belül előszeretettel használják a teljesítmény benchmarking kifejezést, de az amerikai (Robert Camp által is használt) termék benchmarking szóhasználat szerencsésebb.
A benchmarking a vállalatok számra a gyors ütemű tanulás és fejlődés lehetőségét kínálja. Ennek első lépéseként a vállalatok más – velük valamilyen szempontból összemérhető – vállalatok teljesítmény mutatóit kísérlik meg megismerni. Ez referencia pontokat szolgáltat annak megítélésére, hogy a vállalat jelenlegi teljesítménye és az annak növelésére kitűzött tervek összhangban vannak-e a vállalat lehetőségeivel, valamint azok elég ambiciózusak-e?
A következő lépés a másokkal való összehasonlítás során gyengének talált területek, folyamatok és az olyan folyamatok fejlesztésének megalapozása, amelyek kulcsfontosságúak a vállalat számára. A tevékenység során a vállalat megpróbál információt szerezni a más vállalatoknál létező hasonló folyamatokról annak reményében, hogy fellelheti és feltérképezheti ott az adott területre vonatkozó ún. legjobb gyakorlatokat (best practices). A következő lépés során a vállalat hasznosítja a megszerzett információt, s megpróbálja a legjobb gyakorlatokat saját körülményei közt adaptálni. A kapcsolódó folyamatok átalakítása mértékének függvényében ez rendszerint TQM vagy BPR projektek keretén belül történik (az előbbi kis lépésekben történő, az utóbbi radikális újjáalakítást takar).
A benchmarking itt következő (korábban már idézett) tömör, mégis átfogó meghatározása az Amerikai Termelékenységi és Minőség Központtól származik:
„A benchmarking a világ bármely pontján működő más szervezetekkel való folyamatos összehasonlítás és összemérés folyamatát jelenti abból a célból, hogy információt nyerjünk szervezeti filozófiákról és politikákról, gyakorlatokról és mértékekről, melyek segíteni fognak bennünket szervezetünk teljesítményének javításában.”
A vállalati alkalmazások talán legnépszerűbb két fajtája a teljesítmény és a folyamat benchmarking. A teljesítmény benchmarking (vagy holisztikus és diagnosztikai benchmarking) célja mérhetővé tenni és minél több más vállalatéval összehasonlítani a vállalat teljesítményét. Ez kiterjed mind az eredménymutatókra, mind a teljesítményt okozó gyakorlatokra.
A folyamat benchmarking segítségével mérik és összehasonlítják a vállalat sikeres működését leginkább meghatározó folyamatok teljesítményét, majd a másutt fellelt „legjobb gyakorlatok” alapján ezek jelentős mértékű javítását tűzik ki célul. A legkiválóbb vállalatok többnyire saját iparágukon kívül keresik azokat az elleshető legjobb gyakorlatokat, amely meghonosítása segíti őket abban, hogy tartósan megelőzzék versenytársaikat. A benchmarking folyamat levezetését olyan etikai kódex szabályozza, melynek önkéntes vállalásával még közvetlen versenytársak is részt vehetnek benchmarking projektekben.
A teljesítmény és folyamat benchmarking között természetesen átfedés van. A teljesítmény benchmarking gyakran kiterjed a vállalatoknál meglévő gyakorlatok (pontosabban azok megléte mértékének) feltérképezésére, valamint a fő folyamatok teljesítményének mérésére és összehasonlítására is (ezek egyszersmind a folyamat benchmarking tárgyát is képezik).
A folyamatok elemzése és összehasonlítása után a folyamat(ok) tényleges javítását megvalósító tevékenységet ellenben gyakran nem tartják a folyamat benchmarking projektek részének.