Időgazdálkodás

 
Definíciók:

• időgazdálkodás = a rendelkezésünkre álló idő felhasználására vonatkozó döntések meghozatala, a legfontosabb teendőink elvégzéséhez szükséges idő biztosítása, továbbá a kapcsolatos információk és iratok kezelése, valamint rendelkezésre állásuk biztosítása
• vezetői időgazdálkodás = időgazdálkodás + kollégáink, beosztottjaink időfelhasználásra vonatkozó döntéseinek befolyásolása
• menedzselés = vezetői időgazdálkodás + a vállalat egyéb (materiális és pénzügyi) erőforrásaival való gazdálkodás

A fenti – kissé önkényes – definíciók szerint az időgazdálkodás ennek a Web oldalnak mind a teljesítménymenedzsment, mind a termelékenységi részeivel átfedést mutat.

Az időgazdálkodás irodalma óriási, de az esetek többségében a könyvek, tanfolyamok jóval többet ígérnek, mint amennyit ténylegesen nyújtani tudnak. Ennek egyik legfőbb oka a felszínesség. Bármilyen bosszantó a munkahelyen az, ha a kollégák, beosztottak félbeszakításai rendszeresen kizökkentenek a munkavégzésből, ennek mélyebb okai vannak, mintsem hogy tartósan kezelhető és megszüntethető legyen azzal, hogy kiírjuk ajtónkra vagy íróasztalunkra, hogy „ne zavarj, dolgozok”.

Szerencsére az utóbbi időkben már napvilágot láttak olyan könyvek és tanfolyami anyagok, amelyek az időgazdálkodás témakörét megkísérlik időtálló alapelvekre építeni. A helyes elvekre épülő rendszerek, módszerek, eszközök jóval tartósabb segítséget tudnak nyújtani, mint az időmorzsák összegyűjtésére koncentráló tippek és trükkök gyűjteményei. Így a helyes sorrend:

1. alapelvek
2. rendszerek – folyamatok – eszközök
3. tippek és trükkök

A rendelkezésünkre álló idő hatékony beosztását nagymértékben gátolja, ha nem tudjuk megkülönböztetni egymástól azt, hogy mi a fontos és mi a sürgős. Sokan minden sürgős dolgot automatikusan fontosnak érzékelnek, s ez az időfelhasználásra vonatkozó napi több száz döntésünk helyes meghozatalát igencsak megnehezíti. Tennivalóink elvégzésének helyes sorrendjét megtalálni, a prioritásokat felállítani nem egyszerű feladat. Valójában az időgazdálkodás nem arról szól, hogy többet végezzünk adott idő alatt, hanem hogy inkább kevesebbet, de azok fontos dolgok legyenek, így végeredményben eredményesebbek leszünk.

A munkaidő jelentős hányada megy veszendőbe azért, mert nem találjuk meg azonnal dolgainkat, iratainkat, fájljainkat. Felmérések szerint az erre fordított idő életünk alatt összességében több mint 400 munkanapot, vagyis körülbelül két évet tesz ki. Más felmérések tanulsága szerint az irodában dolgozók átlagosan mintegy 40 órányi „papírmunkával” vannak elmaradásban. Ezek mind azt támasztják alá, hogy mindenkinek érdemes saját, hatékony dokumentum kezelési rutinja kialakítására vonatkozó erőfeszítéseket tenni.

Tennivalóink megszervezésében, információink menedzselésében (annak elérésében, hogy azok naprakészen bármikor rendelkezésünkre álljanak) nagy segítséget tudnak nyújtani a különböző időmenedzselési eszközök, különösképpen a tenyerünkbe illő kis számítógépek, a Digitális Személyi Segédek és újabban az okostelefonok.

A vezetői időgazdálkodás célja a szervezeten belül dolgozók időfelhasználásának olyan befolyásolása, hogy idejüket a lehető leghatékonyabban használják fel munkavégzésre el a felelősségi körünkbe tartozó szervezeti célok elérése érdekében. A jó menedzser beosztottjai (sőt többi munkatársa) tevékenységét oly módon tudja segíteni, hogy az eredmények messze meghaladják a támogatás nélküli egyéni munkavégzések eredményének összességét (hatástöbbszöröző és szinergikus hatás).